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El registro de titularidades reales

14 de Enero de 2019
  • María Emilia Adán
El empresario deba identificar al titular real de las sociedades con las que contrata, con carácter previo al establecimiento de relaciones de negocio o a la ejecución de cualesquiera operaciones.

El empresario deba identificar al titular real de las sociedades con las que contrata, con carácter previo al establecimiento de relaciones de negocio o a la ejecución de cualesquiera operaciones.

María Emilia Adán, decana del Colegio de registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles
La Orden Ministerial JUS/ 319/2018, de 21 de marzo que regula el depósito de cuentas de las sociedades de responsabilidad limitada, incluyó la obligación de depositar, junto a las cuentas, el documento relativo a la manifestación de los titulares reales. Estas manifestaciones “que aunque no formen parte de las cuentas han de presentarse junto con ellas y que se incluyen en él”, han conformado lo que hoy es ya una realidad: el registro de titularidades reales. Con un régimen de publicidad propio y diferenciado del de las cuentas.

Y es una realidad, gracias al esfuerzo del más de un millón de sociedades que depositan cuentas anualmente, pues los empresarios no sólo cumplen con diligencia sus obligaciones de depósito, sino que son los primeros interesados en luchar contra el blanqueo de capitales y prevenir el terrorismo. Empresarios y registradores hemos avanzado de la mano en esta tarea, sin que por ello se haya tenido que pagar ni un euro más, simplificando además la gestión empresarial, que cuenta con un instrumento más cumplir con sus obligaciones legales.

En un sistema como el nuestro, donde las participaciones sociales se transmiten por documento privado, por documento público (notarial, administrativo o judicial), o por documento extranjero, es el administrador quien conoce la identidad del titular real de la sociedad,  o si ninguno de los socios tiene más del 50% de la sociedad, pasa el mismo a ser considerado titular real asimilado. Por eso, el legislador confía en él a través del depósito de cuentas.

La ley 10/2010, de 28 de abril de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, considera en su artículo 2 a muchos empresarios sujetos obligados. Ello exige que el empresario deba identificar al titular real de las sociedades con las que contrata, con carácter previo al establecimiento de relaciones de negocio o a la ejecución de cualesquiera operaciones.

Esta obligación, a partir de ahora, se simplifica al poderse realizar mediante la aportación de un certificado del registro mercantil competente que acredite quien es el titular real de la sociedad.

Se unen así la declaración del administrador, bajo su responsabilidad, y la labor profesional del registrador para facilitar el cumplimiento tanto del art 7.1.2 de la citada ley que exige un análisis de riesgo por escrito, como del art 6 que prevé un seguimiento continuado. Este registro permite conocer la titularidad real actual, o la circunscrita a un año en concreto, para ver su evolución.

El administrador de la sociedad que firma el depósito de cuentas podrá solicitar una certificación al registro mercantil de la que resulte la titularidad real de la sociedad. Nadiepuede objetar el interés legítimo del administrador en conocer cómo ha quedado reflejada la titularidad real por él declarada en el registro mercantil.

Esta certificación puede solicitarse al modo tradicional en el registro competente, o bien telemáticamente a través de la web con firma electrónica cualificada. Esta certificación se expide electrónicamente mediante la incorporación de un código seguro de identificación (CSV), lo que permite que una sola certificación pueda hacerse valer ante las diversas Administraciones Públicas, o ante quien el administrador considere adecuado, con el ahorro de costes que ello implica.

Esta certificación es uno de los documentos que desde la web www.registradores.org pueden cumplimentarse para remitirse directamente a los distintos registros con firma electrónica cualificada, sin que sea necesario que se utilice la suministrada por el CORPME. Los empresarios, como el resto de los ciudadanos, disponen en la web de modelos con los que interactuar telemáticamente con los registros de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles.

De este modo, desde las oficinas de la empresa o de sus asesores legales, podrán realizarse trámites completamente electrónicos y que van desde nombramiento de auditores, convocatoria de juntas, nombramiento y cese de administradores, hasta, en el registro de la propiedad, cancelación de cargas caducadas, subsanación de defectos, acreditación de pago de impuestos…. Un amplio catálogo que está en elaboración, y que ofrecemos al empresario para que haga las sugerencias que estime oportunas para completarlo buscando darle el mejor servicio público posible.

Pero no sólo la certificación del registro de titularidades reales ayuda al empresario al cumplimiento de sus obligaciones, el art 9.1.1 del reglamento que desarrolla la ley manifiesta que :” La identificación y comprobación de la identidad del titular real podrá realizarse, con carácter general, mediante una declaración responsable del cliente o de la persona que tenga atribuida la representación de la persona jurídica, A estos efectos, los administradores de las sociedades u otras personas jurídicas deberán obtener y mantener información adecuada, precisa y actualizada sobre la titularidad real de las mismas.”

En estos casos, la declaración responsable podrá remitirse a la información depositada en el registro mercantil. Se simplifica y abarata la gestión, pues no siempre el apoderado es conocedor de la titularidad real de la sociedad. Esta remisión, además permite salvaguardar la información en el ámbito reservado por la ley para su publicidad: el registro de titularidades reales, no siendo difundida fuera de él.

Es otra forma de utilizar la información depositada: por remisión al Registro Mercantil competente por el domicilio de la sociedad. Esta información está accesible para los Jueces y Magistrados, la fiscalía, la CNMV, el CNI, las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, el SEPBLAC, y mediante convenio para el resto de obligados, por lo que puede ser consultada por ellos en cualquier momento.

Por todo ello el registro de titularidades reales es un instrumento puesto a disposición de los administradores de las sociedades, que permite simplificar trabas administrativas, y cumplir con responsabilidad sus obligaciones en la lucha contra el blanqueo de capitales. La información disponible en este registro, se actualiza al menos una vez al año, con el depósito de cuentas, siempre que haya variado el titular real, en otro caso no es necesario reiterar la información.

No obstante, nada impide que se haga con periodicidad menor puesto que el administrador puede en cualquier momento acceder a los datos referidos a su sociedad y solicitar la rectificación cuando ya no coincidan con la realidad. En todo caso la actualización no precisa de ningún acto presencial pudiéndose realizar con firma electrónica cualificada a través de la web.

Del mismo modo, la persona que aparezca como titular real y haya dejado de serlo puede instar al administrador su modificación, en virtud de los derechos de acceso y rectificación previstos en los artículos 13 y 14 de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Este instrumento que empresarios y registradores ofrecemos a la sociedad, se funda en la confianza. Confianza en los empresarios y confianza en un funcionario público: el registrador, quien controla su publicidad, dentro siempre de los límites marcados por la ley. Contra su decisión de no suministrar la información, cabe el recurso ante la Dirección General de los Registros y del Notariado quien tendrá la última palabra.
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