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Siete pautas para escribir un correo electrónico que no sea molesto

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20 de Junio de 2018
  • I. Aparicio
No hay nada más molesto que recibir un correo electrónico que da por hecho que el rector estará pendiente de los tiempos marcados por el remitente, incluso cuando el asunto sea conveniente o beneficie al mismo.

No hay nada más molesto que recibir un correo electrónico que da por hecho que el rector estará pendiente de los tiempos marcados por el remitente, incluso cuando el asunto sea conveniente o beneficie al mismo.

Antes de redactar y enviar un email, lo mejor es ser conscientes de que lo más seguro es que el destinatario tenga mil cosas mejores que hacer que responder al mensaje. Por ello, es recomendable seguir ciertas pautas para que el mensaje no sea molesto y conseguir una respuesta.

De hecho, como receptor, no hay nada más molesto que recibir un correo electrónico que da por hecho que el lector estará pendiente de los tiempos marcados por el remitente. Incluso, cuando el asunto sea conveniente o beneficie al mismo. Este es uno de los muchos aspectos que se deben tener en cuenta al escribir un correo electrónico del que se espera una respuesta con urgencia.

1. Cuanto más fácil sea para el destinatario, mejor
La mayoría de las personas no tienen tiempo de administrar sus bandejas de entrada, así que para que no sea una pérdida de tiempo responder al seguimiento, es importante que el remitente haga todo el trabajo que pueda de su parte antes de presionar la tecla “enviar”.

De hecho, si una persona no ha respondido el primer correo electrónico que se le ha enviado, volver a enviar el mismo mensaje probablemente no obtenga distintos resultados.

2. Que el correo no de más trabajo 
Como receptor, no hay nada más frustrante que tener que buscar en la bandeja de entrada para averiguar a qué se refiere el remitente antes de que pueda responder. En días ocupados, estos son los tipos de correos electrónicos que se tienden a ignorar.

Si el emisor no se toma su tiempo en redactar el mensaje, y pone la atención necesaria a lo redactado para facilitar la búsqueda y lectura de este, está enviando una señal de que no vale la pena perder el tiempo con el correo.

3. El tiempo es oro, valora el de los demás
Es correcto realizar un seguimiento o esperar una respuesta de los correos enviados, pero no se debe hacer demasiado pronto ni escribir correos electrónicos que den a entender que no se valora ni respeta el tiempo de los demás. Ciertas personas envían un email un viernes insistiendo el lunes si no ha recibido respuesta, lo cual no tiene sentido incluso si el receptor estuviera interesado.

Hay que dejar cierto tiempo para que el destinatario se comunique, así como comprender que también tiene otras prioridades que probablemente sean de mayor relevancia que el correo electrónico. Si se mandase un recordatorio de respuesta es bueno reconocer que se entiende que el receptor está haciendo malabares con una gran cantidad de tareas, de las cuales el pedido del emisor es solo una pequeña consideración. Esto siempre ayuda.

4. Fuera agresividad
“Desde que envié mi correo hace más de una semana, supongo que no está interesado, pero por si acaso …”. Hacer uso de este enfoque será contraproducente, los correos electrónicos con tonos pasivo-agresivos no sientan bien.

Del mismo modo que tampoco lo hace marcar el correo electrónico que se envía como de alta prioridad sin más. Esto debe hacerse con moderación y solo en casos reales de urgencia. Mejor que marcar un correo electrónico como de alta prioridad, conviene usar una línea de asunto descriptiva que enfatice la urgencia del mensaje.

5. El asunto debe ser lo más llamativo posible
Si el destinatario es alguien que recibe muchos correos electrónicos, es probable que no lea todos y cada uno de ellos. En cambio, es más probable que hojee la línea de asunto y solo haga clic en los que le parezcan importantes. Los que no llamen su atención probablemente no los leerá o quedarán relegados a la basura.

6. Escribir en el asunto algo genérico no ayudará a que se le de importancia
Para llamar la atención del destinatario, en necesario pensar qué es exactamente lo que se espera obtener, y encontrar una manera de articularlo en la línea de asunto. El destinatario debe saber exactamente de qué trata el correo electrónico solo leyendo el asunto del mismo, de manera similar a un titular en un periódico.

7. Envía tu correo electrónico solo a la persona interesada
Puede ser tentador enviar correos electrónicos a varias personas en del mismo equipo, sobre todo si una persona no está respondiendo, pero el uso excesivo de este enfoque no es profesional y solo debe utilizarse como último recurso.

Así, cuando se vaya a enviar un correo electrónico, lo primero es pensar quién necesita recibir esa información y solo envíasela a esas personas. Si esto no está claro el emisor del mensaje debe preguntarse, “¿elegiría a esta persona para hablar sobre lo que voy a enviar?” Si la respuesta es no, entonces ¿para qué enviarle un correo electrónico?
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Comentarios
  • #1 Mayte Martín-Aragón
    (20/06/18 10:20)

    Muy buenas y acertadas las claves que propones!! sobre todo cuando quieres obtener una respuesta!!!
    gracias

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