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Nº 23 de la guía de protocolo en la empresa

La correcta utilización de la correspondencia empresarial

21 de Mayo de 2018
  • Gerardo Correas
carta

Las cartas de relaciones institucionales han de cuidarse, procurando siempre una entrada de saludo, el desarrollo de lo que motiva la carta y una despedida cordial.

Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo
El envío de cartas, notas y tarjetones, -en definitiva, la correspondencia de los altos ejecutivos y del personal de la empresa- debe cuidarse al extremo, ya que en ellas de alguna manera viaja la imagen externa de la compañía.

Una carta inadecuada es negativa para la empresa, y un documento cuidado en su texto y formato contribuye al buen nombre y prestigio de la institución.

De esta manera, es preciso tener en cuenta una serie de parámetros que se deben usar, siempre dentro de la unidad de actuación de la empresa.

Ya que las cartas, sobres, etc. tendrán un mismo logo, color, etc. formando parte de la identidad corporativa, se deberán de tener en cuenta los márgenes, los tratamientos, los saludos, la colocación de la dirección, etc.

Será necesario también el registro lógico y archivo de las cartas emitidas y recibidas, porque en muchos casos formarán parte del dossier de un acto.

Hay que distinguir entre el tipo de carta que se va a enviar, pues, con el mismo asunto, no es lo mismo escribir a una persona que no conocemos de nada, que a una persona que hemos tratado algo, que a una persona que resulta ser un íntimo amigo. El tratamiento es distinto, sin duda.

En primer lugar, consideramos conveniente el personalizar las cartas, lo cual se puede realizar de manera sencilla ganando en acercamiento y es bastante común para querer personalizar una carta el escribirla en el ordenador toda ella, excepto la entrada y el saludo

Las cartas corporativas
El texto de la correspondencia de los altos ejecutivos debe cuidarse, incluso en las cartas comerciales. El modelo tradicional de carta comercial, de lenguaje muy seco y reducido, sin fórmulas de cortesía, no debe aplicarse. De alguna forma esta correspondencia debe cuidar la retórica y las fórmulas de cortesía actualizadas.

Las cartas de relaciones institucionales han de cuidarse, igualmente, procurando siempre una entrada de saludo, el desarrollo de lo que motiva la carta y una despedida cordial.

El formato
Las cartas de los altos ejecutivos deben responder en su soporte y formato a la Identidad Corporativa. Igualmente, deben responder a las siguientes características protocolarias:
 
  • La fecha irá en la parte superior del texto, justificado a la derecha, y por encima de los datos del destinatario.
  • A continuación, y justificado a la izquierda y en negrita, irán los datos del destinatario, comenzando por el tratamiento y cargo, seguido del nombre con el Don o Doña delante, la dirección, y en una misma línea el código postal y la población.
  • Por debajo, y dejando una cierta separación, el tratamiento de introducción a la carta, seguido de dos puntos (en cartas dirigidas a personas de confianza o conocidas, puede hacerse de puño y letra del remitente, o añadir de puño y letra otro tratamiento; ejemplo: “Excelentísimo Señor Ministro” y, añadido a mano, Estimado amigo Pepe).
En estos casos la despedida de la carta debe recoger algún texto manuscrito breve. Si no tuviera un tratamiento como Excelentísimo Señor o Ilustrísimo Señor, se utilizarán fórmulas como “Estimado Señor”, “Distinguido amigo”, “Distinguido Señor”.
 
  • Con una mínima separación le seguirá el texto de la carta.
  • Tras la despedida (que igualmente con destinatarios de confianza o conocidos puede sustituirse por una despedida escrita a puño y letra por parte del remitente; también a la despedida mecanografiada, pueden añadirse algunas letras de puño y letra).
  • Firma del remitente. Si en el formato del folio, en la parte superior, figura en letra de imprenta el cargo y nombre del remitente, sólo se firmará sin poner en letra de ordenador el nombre y cargo.
  • Las cartas de presidente podrían distinguirse, además del soporte y diseño general, en el tipo de letra, que debería ir en cursiva y sin justificar en el margen derecho.
La estructura de la carta
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