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Entra en vigor el 25 de mayo

Las diez claves para adaptar tu negocio a la nueva normativa de protección de datos

21 de Mayo de 2018
  • Dani Merino
La norma regula el tratamiento de cualquier dato personal y las empresas gestionan a diario millones de ellos.

La norma regula el tratamiento de cualquier dato personal y las empresas gestionan a diario millones de ellos.

Si eres un usuario activo en la redes sociales o utilizas plataformas en internet que requieren de un registro con cumplimentación de formulario, ya habrás recibido algún tipo de aviso por parte de ellas sobre el nuevo Reglamento General de Protección de datos (RGPD) que entrará en vigor el próximo 25 de mayo, el grupo Teamleader ha elaborado una guía para ayudar a las empresas a cumplir con la nueva normativa europea.

A partir de ese día, aquellas compañías que incumplan alguno de los preceptos de esta normativa pueden enfrentarse a sanciones económicas de hasta el 4% de su facturación, con un máximo de 20 millones de euros. Por ello se trata de un tema de suma importancia para las empresas, sea cual sea su facturación, tamaño o naturaleza (nativa digital o tradicional).

En plena transformación digital, Europa ha tomado esta iniciativa para renovarse y adaptarse a la realidad actual debido a su repercusión económica y social. "El trabajo inteligente en la era digital es un reto del presente. La transformación digital no es futuro es presente" señala Maria Abad, directora de Marketing de Teamleader en una entrevista en Elempresario.

Las recomendaciones que sugiere Teamleader van más orientadas hacia las Pymes y micropymes. En España son las principales empleadoras de la economía: ocupan a cuatro de cada 10 trabajadores. Las pymes en su conjunto, a tres de cada cuatro.

El tejido empresarial español se compone de 1.751.964 microempresas (con cero asalariados), 1.297.861 microempresas (1-9 asalariados), 110.086 pequeñas empresas, 18.497 medianas y 3.913 grandes empresas, según datos del portal web del Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España.

Christine Lagarde ya señaló que "las empresas pequeñas tienen mayor probabilidad de ser menos productivas porque tienen mayor dificultad para exportar e innovar, y para realizar economías de escala". Para evitar esta limitación, Teamleader te ofrece las siguientes pautas:
 
1. Actualiza tus documentos legales y realiza auditorías internas

En este primer punto, se tendrá que tener en cuenta qué se necesita para ajustarse al nuevo Reglamento en cada caso particular. 
 
2. Solicita el certificado o permiso para poder procesar datos

Si el consentimiento actual que tienes no cumple con la nueva normativa, tendrás que solicitarlo de nuevo.
 
3.Organiza una auditoría de información

Te permitirá explicar a tus clientes porque almacenas sus datos y cómo trabajas con ellos, así como actualizar los datos de los empleados.
 
4.Informa a tu equipo

Es importante que tu equipo sepa qué es el RGPD y cómo puede afectaros. Además de formarle para que lleve a cabo los procedimientos adecuados para cumplir la normativa.
 
5. Eliminación de datos 

Es indispensable tener un sistema eficiente y eficaz que te permita borrar los datos cuando se solicite o no sean necesarios.
 
6. Situación de crisis

Es necesario elaborar y establecer una estrategia de gestión de crisis por si la situación lo requiriera. Se recomienda consultar a la Agencia de Protección de Datos para saber cuándo y en qué plazo informar de una crisis.
 
7.Muestra que estás cumpliendo con la ley

Actualiza tus diferentes canales, página web, redes sociales y soportes varios y pon de manifiesto que estás poniendo en práctica y cumpliendo el RGPD.
 
8. Canales de acceso

Aquellos que estén interesados en formar parte de nuestras bases de datos, acepten los términos y lo soliciten, se les incluirá. Por el contrario, aquellos que no hayan dado su autorización no se les estará permitido y no deberían entrar a formar parte de la base de datos de la compañía.
 
9. Protección de datos para menores de 16 años

Los menores de 16 años necesitarán el permiso de sus padres o tutor con la nueva Ley de Protección de Datos.
 
10. Nuevo cargo: Delegado de Protección de Datos

Se recomienda incluir la figura de Delegado de Protección de Datos para asegurar que se respeta y cumple con lo establecido en la RGPD. Este punto no es obligatorio, pero si lo recomienda la UE. El perfil de DPD abarca desde un profesional externo a la empresa o algún trabajador que asuma el rol. 
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