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Nº 22 de la guía de protocolo en la empresa

El protocolo a seguir en las reuniones de trabajo

17 de Mayo de 2018
  • Gerardo Correas
El crecimiento de las ventas parece ser la dimensión más destacada, seguida de la capacidad de obtener fondos a partir de los beneficios, mientras que la creación de empleo es la variable que ofrece peor valoración.

Es importante montar mesas acorde con las circunstancias de cada caso.

Las reuniones programadas desde las áreas de los altos ejecutivos también precisan de preparación y de protocolo. Estos encuentros se planifican desde la obligatoriedad de hacerlas en una determinada sala y una mesa en concreto (que ofrece menos posibilidades) o desde la libertad de poder disponer la mesa más adecuada para los objetivos del acto.

En este sentido, es muy deseable que el mobiliario destinado a las salas de reunión sea modular, a los efectos de poder montar mesas acorde con las circunstancias de cada caso.

Preparación de la mesa de reuniones
La mesa debe prepararse previamente, de acuerdo con las características de la reunión. En primer lugar, si la mesa es de una pieza única y de materiales nobles no debe recubrirse. En caso contrario, debe taparse mediante una tela de color (preferible en el caso de BBVA de color azul corporativo, por ejemplo).

Sobre la mesa han de disponerse los siguientes elementos:
 
  • En el centro del espacio reservado a cada asistente en la mesa, se dispondrá la documentación, y encima de ella el orden del día (en folio o en tarjetón, dependiendo de la extensión).
  • A su derecha, un tarjetón con el nombre y apellidos del asistente que ocupará esa plaza (sirve para indicarle que ese puesto es suyo).
  • Si hubiera un regalo, igualmente a la derecha, tras el tarjetón.
  • A la derecha, y algo más alejado de la silla, un vaso ancho y bajo y una botella de agua mediana, con la chapa abierta, pero colocada encima (la botella siempre a la derecha). Si no se pone bandeja, han de colocarse sendos posavasos absorbentes. Si se desea poner además de agua algún refresco, se colocarán todas las botellas de bebidas (tamaños pequeños) juntas, sobre una pequeña bandeja, que contendrá igualmente una servilleta de papel, un abrebotellas y un vaso.
  • En la posición central, tras la documentación, un letrero de fácil visión para el resto, con el apellido del asistente que ocupa la plaza y el tratamiento de Sr. por delante.
  • Al lado derecho de la documentación, un bolígrafo o lapicero. Al lado izquierdo, un bloc de notas (en caso de no haber bloc, se ofrecerán folios o cuartillas en blanco).  Para no llenar demasiado el espacio, en caso de dar folios se pueden meter en una carpeta (vale de papel, con el anagrama de la entidad, y encima de los folios en blanco el orden del día).
En algunas reuniones de nivel, donde los asistentes no se conocen, es conveniente añadir un tarjetón con el croquis de la mesa e indicando quién se sienta en cada lugar, especificando nombre, apellido y cargo (confiere más seguridad). Pero en este caso, no debe haber fallos en el protocolo de los asientos.

Si la mesa fuera muy grande, se recomienda colocar micrófonos individuales sin cables (o con los cables por debajo de la mesa) para que no molesten.

Es costumbre en algunas empresas colocar un platito con caramelos, pero se entiende que no es adecuado, ya que en una reunión es incompatible hablar y comer caramelos.

Suele disponerse igualmente de recipientes colocados estratégicamente a lo largo de la mesa (sirva para tirar papeles u otros desperdicios, pues de no haberlo quedarán sobre la mesa, o en los ceniceros, lo que supondría una molestia para los fumadores).

Las mesas de reuniones no suelen llevar adorno alguno y suelen ser anchas, para permitir ofrecer más espacio a cada asistente, a los efectos de que pueda desplegar cómodamente sus papeles y documentación.

En determinadas reuniones son necesarios otros medios audiovisuales como el vídeo, proyector de transparencias o de diapositivas, ordenador con cañón de proyección, cuya pantalla se colocará en una posición que puede ser vista por todos (para estos casos la mesa en forma de “U” invertida es la más razonable). Lo mismo para la pizarra en caso de ser necesario.
 
Organización según la mesa

Sistema de cabecera única jerárquica
Este tipo de mesa con esta ordenación marca mucho las diferencias protocolarias entre los asistentes a la misma, pues los que tienen mayor rango se quedan junto al que preside, quedándose más lejos los de peor rango. Es una mesa y un sistema muy propio para reuniones de carácter oficial con presencia de autoridades.

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Sistema de cabecera única simétrica
El sistema de cabecera única es muy propio para reuniones de dos colectivos de composición numérica similar presididos por un tercero neutral o invitado de honor.
Se utiliza para ello una mesa rectangular, en una cabecera se sitúa el que preside y el resto en los lados largos de la mesa, dejando libre la otra cabecera.

Cada delegación se sitúa linealmente desde la presidencia en cada una de las partes largas de la mesa.

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Sistema de encuentro o delegaciones
Este sistema también aplicado a mesas es similar al anterior, salvo que desaparece la figura del moderador.

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Las cabeceras en este caso pueden utilizarse o no (depende del número). De hacerse, cada cabecera sería utilizada por una delegación.

Sistema de doble espejo
Este sistema  se diferencia del anterior, al buscar que los mismos rangos protocolarios queden situados uno en frente del otro, para lo cual una parte ha de invertir la alternancia derecha/izquierda por la alternancia izquierda/derecha.

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Se utiliza esta fórmula cuando se pretende situar próximos a los representantes del mismo nivel para facilitar las conversaciones.
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