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Nº 20 DE LA GUÍA DE PROTOCOLO EN LA EMPRESA

¿Cómo deben ser las entrevistas en los despachos?

15 de Mayo de 2018
  • Gerardo Correas
Cuando el invitado accede al despacho el anfitrión indicará el asiento que debe de ocupar.

Cuando el invitado accede al despacho el anfitrión indicará el asiento que debe de ocupar.

Las entrevistas en despachos, el encuentro de un alto directivo con una o varias personas, generalmente externas, y que se celebra normalmente en su despacho. La entrevista surge como consecuencia de una cita previa y a petición de una de las partes.

Dependiendo del nivel que se confiere al visitante se actuará de una forma u otra al recibirlo, pero una vez ha llegado al área del Ejecutivo se seguirán dos criterios: O accede directamente al despacho, lo cual es en el caso de los niveles “excepcionales” o “VIP”, o pasa previamente por la sala de espera.

1. Accesos directos a los despachos
Si no se pasa por la sala de espera, si no que se accede directamente al despacho se le comunicará a la secretaría que la visita se dirige hacia la planta y así, la responsable de dicha secretaría advertirá al directivo de la llegada inminente de la visita y este esperará en su despacho, con la puerta abierta.

La secretaria acudirá a recibir la visita en el límite del área de su Dirección y tras dar la bienvenida acompañará al visitante hasta la puerta del despacho.

Al llegar a la puerta, anunciará la llegada de la visita, retirándose posteriormente hacia atrás para dejar pasar a la persona que acude a la entrevista. En ese momento, cerrará la puerta, quedándose en el exterior.

2. Acceso desde la sala de espera
Cuando está previsto que la persona que acude pase previamente por la sala de espera, se actuará de forma parecida al caso anterior, si bien la secretaria, tras recibir al visitante, le acompañará hasta la sala de espera, donde informará al interesado.

Cuando la entrevista vaya a iniciarse, la secretaria acudirá a la sala de espera, pedirá al interesado que le acompañe y le llevará hasta la puerta del Ejecutivo, que estará abierta, actuando igual que en el caso anterior.

En determinadas ocasiones es aconsejable que el propio director acuda a la sala de espera para saludar al visitante e invitarle a pasar a su despacho, especialmente cuando la entrevista se ha demorado con respecto a la hora prevista.

3.Desarrollo de la entrevista en el despacho
La entrevista del ejecutivo con su invitado o invitados normalmente se celebra fuera de la mesa habitual de trabajo. Se utiliza para ello los sillones situados en el propio despacho o mobiliario parecido, o en su ausencia en una mesa redonda o rectangular prevista para estas situaciones. Dicha mesa ha de estar limpia de papeles.

Cuando el invitado accede al despacho el anfitrión indicará el asiento que debe de ocupar. El ejecutivo ha de tomar una posición que le permita controlar el acceso de la puerta que conecta con la secretaría, así como la puerta principal, y ha de estar próximo a un teléfono, por si recibe una llamada de urgencia no tenerse que levantar.

Si la entrevista se prevé de una duración superior a los 10 minutos, tras un primer tiempo donde se intercambian los saludos, lo cortés es que el anfitrión ofrezca tomar alguna bebida al invitado. En caso de aceptación advertirá a la secretaría, mediante timbre o teléfono.

4.Interrupciones necesarias

Lo normal es que la entrevista no sea interrumpida en momento alguno. Sin embargo, hay ciertas situaciones en las que no queda más remedio:
 
  • Teléfono directo:
Si durante la conversación con el invitado, sonara el teléfono directo del ejecutivo y este tuviera que atender la llamada, pedirá disculpas, tomará el aparato y procurará resolver con prontitud, pidiendo a su invitado que permanezca en su sitio.

Cuando hable lo hará con discreción para no incomodar al visitante. Si la conversación se prolongase, se advertiría al interlocutor de la circunstancia y se solicitaría que la conversación se reanude finalizada la entrevista. Si por costumbre el teléfono directo sonara muy habitualmente, lo aconsejable es desviar el mismo a la secretaría.
 
  • Llamada a través de secretaría:
En este caso, dependiendo del interlocutor, el anfitrión contestaría a la llamada desde la posición que ocupa en la entrevista o pediría disculpas y saldría a la secretaría o a otra sala para responder, excusándose de la mejor forma. Al igual que en el caso anterior, debe resolver con prontitud. Si por cualquier circunstancia se demorase, la secretaria debe acceder al despacho y advertir de la circunstancia al invitado.

 
  • Llamada para el visitante:
En este caso, en la secretaría del anfitrión se recibe un aviso de cierta urgencia para el invitado. Si la secretaría considera que el aviso ha de transmitirse inmediatamente, se actuará de la siguiente manera: el responsable de la secretaría accederá al despacho y, tras pedir disculpas, se dirigirá al interesado explicándole la circunstancia. El anfitrión ofrecerá las máximas facilidades.
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