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Nº 18 de la guía de protocolo en la empresa

¿Cómo celebrar la Junta general de accionistas?

11 de Mayo de 2018
  • Gerardo Correas
La creación de empresas sigue sin alcanzar todavía los niveles previos a la crisis

La Competencia de la Junta, está delimitada por la ley y los estatutos de la sociedad, encontrando un límite en sus competencias en la necesidad de respetar los derechos de los socios.

Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo
La Junta General de Accionistas de cualquier empresa es un acto que se celebra todos los años por obligación legal, el cual tiene una repercusión pública muy importante.

El objetivo de dicho acto es el de realizar la reunión anual con los socios de la Entidad a los cuales se les informa desde el Consejo de Administración de la gestión realizada a lo largo del ejercicio anterior.

Será un acto para el que  se deberá realizar un apunte de realización de tareas, en el que se tendrán en cuenta las siguientes pautas a seguir especificando la tarea a realizar, el departamento o área responsable de esa actividad, y las distintas necesidades.

De esta elaboración de pautas, saldrá un calendario de actuaciones que permitirán planificar perfecta y coordinadamente la organización de la Junta General de Accionistas. De esta manera, se deberá actuar en los siguientes campos que afectan claramente a la organización del acto.

Accionistas y otros invitados
Para el trato con los Accionistas, se deberá tener en cuenta una serie de áreas implicadas y una serie de acciones a realizar, como son, la invitación, las acreditaciones, el control de la asistencia, y todo lo que concierne a las relaciones con el accionista, debiendo estar muy coordinado el departamento de protocolo, con el de marketing, publicidad, etc.

Las intervenciones se dispondrán de acuerdo con las áreas a las que compete la responsabilidad, las intervenciones, del presidente, consejero delegado, etc. También se dispondrá y planificará las necesidades de intervención por parte de los Accionistas si es que se va a producir.

En la documentación a entregar, el departamento de protocolo  deberá estar coordinado con las áreas responsables de elaborar los diferentes informes, tanto financieros como de otro tipo, con el objeto de instrumentar lo necesario para su entrega y distribución bien sea en el acto mismo, como antes de la celebración de la Junta.

Lugar y escenario
Coordinado con las áreas de comunicación, relaciones institucionales y responsables de la imagen corporativa, se dispondrá  del escenario ideal para la celebración de la Junta General de Accionistas, disponiendo siempre los medios físicos y humanos que puedan cubrir las necesidades logísticas, decorativas y corporativas de la Junta.

Atendiendo no solo al salón o salones necesarios y a su reserva, sino desde la contratación del transporte necesario para traslados, hasta la planificación de la propuesta audiovisual que se considere oportuna por parte de las áreas responsables, pasando por los mostradores necesarios de recogida de regalos, entrega de acreditaciones, decoración final del escenario, y todas y cuantas cuestiones afecten al lugar y escenario donde se celebre.

En este caso, en cuanto a la zona de presidencia, será importante tener en cuenta, precisamente por esa repercusión pública, la utilización de los medios necesarios para el desarrollo del acto, se debe aprovechar también como elementos decorativos que lancen la imagen que los objetivos Generales del Grupo pretendan enviar a la opinión pública.

Así la gran pantalla a colocar detrás o a un lado de la presidencia no solo cumple la función de que todos los asistentes puedan ver a la persona que esta interviniendo, sino que también lanza una imagen de modernidad, progreso y otros valores.

Es conveniente que muchos de los elementos necesarios para el desarrollo del acto, como son atriles, mesa, pantalla gigante, incluso micros, etc. tengan un cierto tratamiento de elementos con imagen corporativa, dejando los elementos decorativos como cosas que mejoran la estética simplemente.

Primará en todo el escenario el color corporativo del grupo, teniendo en cuenta que esto se consigue no recargando todo el salón con dicho pantone, sino utilizando la sincronía de colores en los sitios apropiados.

Es importante a la hora de planificar la organización de la Junta General, los requisitos formales que la ley establece para su organización, ya que van a afectar de manera muy considerable a todas las tareas a realizar.

Dichos requisitos, se pueden resumir en los siguientes apartados:

La competencia de la junta está delimitada por la ley y los estatutos de la sociedad, encontrando un límite en sus competencias en la necesidad de respetar los derechos de los socios.

Convocatoria e invitación
1. - Anuncio público de la convocatoria con por lo menos 15 días de antelación a la fecha de la Junta.

2. - Ha de figurar el orden del día, donde se refleja la fecha de la reunión en primera convocatoria y los asuntos a tratar.

Constitución de la Junta y control de asistencia
Exigencias de quórum, las cuales van a depender de la importancia de los asuntos que se quieran tratar:

50% en primera convocatoria, 25%  en segunda, para los asuntos de relevancia y el 25% en primera convocatoria y cualquiera que sea el capital concurrente en segunda convocatoria para asuntos sin importancia.
Derecho de Asistencia (Capacidades del local, etc.) En principio todos los socios tienen derecho de asistencia.
 
Representación
 
  • El accionista con derecho de asistencia, puede hacerse representar en la Junta General por otra persona que no tiene por que ser accionista.
  • ​​La Junta se celebrará en la localidad donde la sociedad tenga su domicilio y el día señalado en la convocatoria.
  • Si hay consejo, el presidente de la Junta, será el del Consejo, si no hay consejo de administración será el que los socios elijan.
  • El secretario de la Junta, será el que elija a los socios asistentes a la Junta, el cual deberá confeccionar la lista de asistentes y redactar el acta.
 
Desarrollo del acto
 
  • Antes de entrar en el orden del día, hay que formar la lista de asistentes. Una vez formada la lista, se puede entrar en la deliberación de los asuntos. La discusión y el debate, no pueden ser suprimidos por los estatutos ni por el presidente.
  • Adopción de acuerdos y votaciones
  • Acta de memoria de la Junta
  • Al concluirse las sesiones, debe redactarse el acta correspondiente, que se incluirán en el correspondiente y obligatorio libro de actas.
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