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Nº13 de la guía de protocolo en la empresa

Todo lo que debes saber para la organización de las inauguraciones empresariales

04 de Mayo de 2018
  • Gerardo Correas
inauguración

Las inauguraciones más emblemáticas en el ámbito de la empresa son las de los edificios, dedicados a actividades empresariales.

Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo
Las inauguraciones son uno de los actos más habituales de entre los que organizan las instituciones, tanto públicas como privadas, ya que se convierten en un instrumento idóneo para mostrar a todos los invitados los logros conseguidos.

Se inauguran obras, instalaciones o los edificios que van a suponer un hito para la empresa.

En relación a la organización, una inauguración se debe afrontar como un evento que convoca la empresa. Lo importante en este tipo de actos es que todo el público se entere de lo que se va a inaugurar y de lo que ello supone tanto para la organización como para sus públicos objetivos, clientes, personal, etc.

Por esta razón, resulta fundamental la presencia de los medios informativos en este acto y debe estudiarse con mucha atención la política general de comunicación a seguir.

En el caso de las entidades privadas, las inauguraciones tienen un alto componente de cortesía hacia las autoridades y los representantes públicos, por lo que es habitual ofrecer la presidencia del acto a la autoridad de mayor rango presente en el mismo.

Las inauguraciones más emblemáticas en el ámbito de la empresa son las de los edificios, dedicados a actividades empresariales ya sean de carácter administrativo o de producción.

Suelen visitarse las instalaciones después del acto inaugural y el personal se encontrará en su puesto de trabajo preparado para responder a las preguntas de las autoridades asistentes.

La estructura y la importancia de la personalidad 
Generalmente, se pretenderá alcanzar la máxima proyección institucional y social para la entidad, por lo que será interesante contar con una importante presencia de medios de comunicación tanto de los generalistas como de los especializados en el área de la empresa.

Cuestiones a tener en cuenta especialmente
  • La fecha atendiendo a otros eventos en la zona y a la agenda de las autoridades a las que se vaya a invitar.
  • El listado de invitados, diferenciando los mismos por colectivos.
  • Los recibimientos a todos los Invitados.
  • La atención especial a los medios de comunicación.
  • Las distintas secuencias del acto dividiéndolas en pequeños actos en si mismos:
-Recibimientos.
-Descubrimiento de placa.
-Recorridos.
-Acto institucional.
-Acto social.
-Despedida.

Esquema organizativo
1.- Recibimiento de invitados
  • Al haber invitado a distintos colectivos, se deberá establecer un operativo de recibimientos distinto a los distintos rangos de asistentes.
  • Saludo de los equipos directivos a las más altas autoridades que asistan.
2.-Descubrimiento de placa conmemorativa
 
  • Suele descubrirla la autoridad de más alto rango que asiste.
  • Esta placa se colocará en un lugar visible y de cierta dignidad con respecto a su entorno, emplazada como a unos dos metros del suelo (si es posible) y permanece recubierta con una tela (no bandera) hasta el momento en que la autoridad proceda a su descubrimiento mediante unos tiradores.
  • Este acto suele celebrarse al inicio, tras los saludos de bienvenida.
  • El anfitrión invitará a la autoridad correspondiente, le cederá el puesto más próximo a los tiradores y permanecerá a su lado. El resto de autoridades y corporación anfitriona acompañarán en un segundo plano.
  • Generalmente, el espacio situado frente a la autoridad se reserva para los medios de comunicación gráficos.
3.-Recorrido por las nuevas instalaciones con las consiguientes explicaciones técnicas
 
  • Se establece un recorrido en el que se pase por los lugares más emblemáticos relacionados con el negocio
4.- Las explicaciones técnicas
 
  • En los actos de inauguración es aconsejable incluir en algún momento, y de forma breve, explicaciones técnicas relativas a la instalación que se inaugura o al servicio que se pone en marcha.
  • Estas explicaciones deben de correr de cuenta de los técnicos correspondientes.
  • Suelen encajarse al inicio del recorrido o a lo largo del mismo o al inicio del acto institucional, y generalmente se realizan con la ayuda de paneles, fotos, planos, vídeos, maquetas, o cualquier otro elemento que permita una mejor comprensión del asunto.
5.-Acto institucional con intervenciones
 
  • En virtud al entorno, el acto institucional puede celebrarse de pie o sentado.
  • En primer lugar, suele hablar el anfitrión y cierra las intervenciones la autoridad que preside, pudiendo ofrecerse la palabra entre ambos a otras personalidades o autoridades ligadas a la nueva instalación o servicio.
  • Si por parte de los anfitriones hablase más de una persona, lo habitual es que el de menor rango abra el acto y que el de mayor rango intervenga el penúltimo, es decir, inmediatamente antes que la autoridad que preside.
  • En algunos casos, el acto institucional puede cerrarse con algún tipo de actividad cultural, como un pequeño concierto a cargo de un coro o de un cuarteto. Salvo que se trate de una instalación vinculada a esas actividades, no tiene mucho sentido ya que, incluso, puede resultar cansino para los invitados.
6.-Firma en libro de honor

7.- Acto social (coctel, almuerzo o cena)

8.-Despedida de los asistentes con entrega de atención protocolaria si procede
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