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Nº 9 DE LA GUÍA DEL PROTOCOLO EN LA EMPRESA

El protocolo para los invitados de la empresa

23 de Abril de 2018
  • Gerardo Correas
El crecimiento de las ventas parece ser la dimensión más destacada, seguida de la capacidad de obtener fondos a partir de los beneficios, mientras que la creación de empleo es la variable que ofrece peor valoración.

Orientar puede ser sencillo o complejo, en función de la cantidad de invitados que acudan al acto

Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo.
Cuando tenemos invitados a un acto, es necesario pensar dónde vamos a situarlos. En todo acto, por pequeño que sea, es conveniente aplicar un criterio de protocolización para los invitados a la hora de decidir su ubicación en el acto.

Puede ser sencillo o complejo, en función de la cantidad de invitados que acudan al acto, pero de cualquier manera es importante, ya que la organización de un acto que pretende algún objetivo no debe conseguir que haya molestias por parte de alguno de los invitados.

En este punto cabe añadir  que la ubicación de los invitados se debe planificar para todos, no solamente para aquellos principales actores del acto. No cabe duda que en un salón en el que caben 846 personas, alguna tendrá que ocupar el puesto 846 y hay que intentar que esa persona no se sienta mal tratada en cuanto a su rango.

No se puede olvidar que en los actos de empresa a diferencia de los actos oficiales, un invitado que se considera tratado desconsideramente, no es un invitado que sencillamente mostrará su malestar y ya está, sino que puede ser un cliente perdido para la misma, es decir puede afectar al negocio, volviéndose en contra la organización en sí misma a la propia empresa.

En la organización de actos sentados, siempre es aconsejable determinar previamente el protocolo de los invitados, es decir, asignar todos los asientos. Es la única forma de poder garantizar el ambiente adecuado a los fines y objetivos que se promueven a la hora de convocar un acto.

La protocolización exige mayor trabajo y mucha delicadeza, pues ha de decidirse quién se sienta con quién, quiénes comparten una mesa o un determinado espacio y cuál.

Por lo general, a nadie le gusta (o a muy pocos) que se diga dónde tiene que sentarse y con quién, pero tampoco es menos cierto que cuando se acude a un acto que organizan otros, ya sea en su empresa o en otro local ajeno, resulta obligado que los anfitriones señalen dónde quieren que se sienten los invitados.
 
Protocolización de asientos

En este sentido, lo primero a plantearse en la planificación de un acto, es la ordenación de los asientos vacíos, para que, una vez establecidos cuales son los mismos, se proceda a ordenar a las distintas listas de invitados. De esa manera ya con las personas numeradas según los criterios de ordenación establecidos, colocar a cada uno en su sitio.
 
  •  Protocolizado: los asientos de todos los invitados son previamente asignados, mediante tarjeta individual que se coloca sobre la mesa o asiento, en un lugar fácilmente visible para los invitados.
  • Semiprotocolizado: todos los invitados son colocados en espacios determinados o mesas concretas (caso de una comida), pero no en los asientos de cada zona o mesa, dando libertad a cada uno para que tome asiento en la silla que desee.
  •  Desprotocolizado: no se hace reserva alguna de asiento. Sólo se protocoliza la presidencia.
  •  Reservado: no existe un protocolo general para todos los invitados. Sólo se protocoliza la presidencia y se reserva un número determinado de espacios o zonas fuera de la misma, generalmente próximas a ésta, destinadas a invitados especiales o grupos de invitados de honor
  • Libre: no hay protocolo alguno, ni tan siquiera para la presidencia. Los invitados pueden situarse donde estimen oportuno y moverse libremente.
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