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Nº 8 de la guía del protocolo en la empresa

¿Cómo organizar las presidencias en los actos de la empresa?

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20 de Abril de 2018
  • Gerardo Correas
empresario

Las presidencias de los actos que organiza la empresa son un elemento de comunicación que identifica a la empresa.

Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo.
La presidencia es la “cara” del acto. Es lo que sale en la foto. Es lo que todos los asistentes están viendo, por el propio concepto de presidencia: aquella zona donde se sitúa la parte más relevante del acto. Aquel sitio donde pasan las cosas, donde todo el mundo mira.

Por esta razón, se hace necesario tratar el tema de las presidencias de una manera singular para cada empresa, haciendo de las presidencias de los actos que organiza la empresa un elemento de comunicación que la identifique en lo posible.

Esto no se consigue utilizando solamente los elementos de identidad corporativa, sino que se realiza creando el escenario correspondiente para conseguir transmitir no solo el objetivo concreto del acto sino los valores intrínsecos de la empresa de manera general.

En todos los actos que organice la empresa se deberá establecer claramente la posición de la presidencia en dicho acto, ocupando un espacio diferente al del resto de invitados y cuidando, dentro de las normas del sentido común y de los objetivos del acto la no excesiva separación entre él o los que presiden y el resto de invitados.

Existen dos grandes tipos de presidencias: aquellas que se mantienen fijas en un mismo sitio durante el transcurso del acto y allí se producen todos los movimientos de las cosas y de las personas que la componen y que denominamos presidencia estática, y aquellas que teniendo un lugar de preferencia y cumpliendo perfectamente todas las características de lo que debe ser una presidencia, se van moviendo de lugar y que llamamos presidencia dinámica.

Para conseguir una presidencia efectiva, será necesario utilizar las fórmulas de escenografía que mejor se adapten al objetivo del acto, como son la disposición de una tarima, tapices, reposteros o anagramas de la empresa en la pared que se sitúa por detrás de la Presidencia, un atril para las intervenciones, banderas, flores o plantas, etc.

Elementos de las presidencias de los actos
Se utilizarán para la ubicación de los elementos en cualquier tipo de presidencia de los actos organizados por la empresa, en primer lugar, el criterio de la necesidad para la realización del acto (sonido, audio, mesas, sillas, atril o atriles y tantas cosas como se puedan necesitar).

En segundo lugar, se elegirán dichos elementos según los criterios de estética y decoración, los cuales vendrán dados fundamentalmente por las características de ceremonia del acto.

En tercer lugar, se dispondrán los elementos decorativos (flores, reposteros o tapices, alfombras, etc) que mejoren la estética en beneficio del objetivo del acto, actuando en este término siempre con criterios de moderación y prudencia y sin olvidar la necesidad de que estos elementos decorativos sigan el mismo curso que los objetivos de identidad corporativa.

En cuanto a los demás elementos decorativos que se sitúen en la presidencia y que su función sea meramente estética, se tendrán en cuenta los criterios de prudencia y de no sobrecarga que aconseja el buen gusto, no perdiendo nunca la continuidad con la imagen corporativa.

En lo que se refiere a los atriles, cabe destacar en primer lugar que no solamente sirven para sostener los folios que el orados pueda llevar, sino que también se pueden utilizar  para potenciar la identidad corporativa, y enlazar como elemento decorativo dentro del esquema general de la presidencia.

La ubicación de las personas
Una vez estudiados en el manual, los elementos necesarios en cualquier tipo de presidencia, se deberán dictar una serie de normas generales para la ubicación de los representantes de la empresa y de las demás personas objeto de estar en las mismas.

Normalmente, se sitúan mediante una ordenación en alternancia, ocupando la persona que preside el lugar más relevante, que es el del centro, para seguir sucesivamente a su derecha e izquierda por los rangos siguientes según el criterio establecido por el anfitrión o por las normativas existentes.

Por razones de estética, comodidad, dinamismo del acto, fuerza de la presidencia, y en evitación de imprevistos, retrasos etc. es muy conveniente que las presidencias en los actos que organice la empresa, como norma general, sean pequeñas en cuanto al número de personas que se ubican en la misma.

Los movimientos de las personas y de las cosas en las presidencias 
Los movimientos en las presidencias son el asunto más difícil de planificar y sin embargo son los que pueden dar el ritmo buscado al mismo.

Los movimientos a tener en cuenta de manera general en el Manual Interno de Protocolo son los accesos a la presidencia, las salidas de la misma y el orden de intervenciones.
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Comentarios
  • #1 luis picabia
    (20/04/18 09:07)

    Curiosa e interesante información que nos hace ver que no todo es tan fácil como parece. Detrás de un evento, hay mucho trabajo organizativo y talento profesional.

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