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Nº 2 de la guía del protocolo en la empresa

¿Es necesario el protocolo en la empresa?

13 de Abril de 2018
  • Gerardo Correas
Una mayor digitalización del tejido empresarial debería redundar en mejoras de competitividad e internacionalización.

El protocolo es un arma muy efectiva de cara a la transmisión de los valores de la empresa hacia sus públicos objetivos.

Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo.
Hasta hace muy poco tiempo las empresas basaban su comunicación estratégica en las políticas de relaciones públicas y de marketing, desarrolladas estas de manera individualizada y sin estar conectadas en la mayoría de los casos. Aquellas que no modifiquen su estrategia estarán abocadas al olvido y a la pérdida de posición en su sector, por buen producto que tenga.

En un mundo en el que la globalización ha hecho que se modifiquen las estructuras de comunicación de las empresas, se hace necesaria por un lado la coordinación entre las distintas disciplinas comunicativas, y por otro el adaptarse a los tiempos y emplear distintas formas de comunicar tanto en la concepción de distintos mensajes, como nuevos formatos.

La imagen que los directivos transmiten, el nacimiento de nuevos valores sociales,  la utilización de distintos medios de comunicación social, la posibilidad de segmentar los públicos de manera mucho más específica, la proliferación de actos como herramienta  de comunicación más cercana y efectiva, así como  la necesidad del ejecutivo de viajar con más frecuencia relacionándose con más personas de manera más inmediata a través de internet, hace que la empresa deba modificar sus estructuras comunicativas adaptándose a los nuevos tiempos.

De esta manera, nace el protocolo de la empresa como una nueva disciplina que, unida a las ciencias tradicionales y afines (comunicación, marketing, relación pública, publicidad..) puede resultar un arma muy efectiva de cara a la transmisión de los valores de la empresa hacia sus públicos objetivos.

En este mundo nuevo y cambiante cada día en el que nos movemos, se hace necesario disponer de responsables de la planificación y ejecución de sus actos internos y externos que dominen las técnicas organizativas en beneficio de la consecución de los objetivos buscados, realizando una gestión profesionalizada de la organización en beneficio de los mensajes que se quieren transmitir.

Pero no solo el protocolo de la empresa se debe referir a la organización de sus actos, sino que se dirigirá hacia el desarrollo de un procedimiento personalizado para cada empresa que establezca la mejor relación con sus públicos en el funcionamiento del día a día.

De esta manera, se hace necesario incorporar el protocolo de la empresa, entendido éste como el procedimiento a desarrollar por la entidad para regular la organización de sus actos y el funcionamiento diario de todos sus componentes, a las estructuras comunicativas dirigido por la estrategia global de comunicación de la institución, en unión con el resto de disciplinas comunicativas.

Nadie duda de la importancia comunicativa que tiene en la empresa la identificación de producto, marca, etc. y por esta razón se hace necesario establecer, con las nuevas técnicas, una nueva identidad corporativa  basada en una manera  de organizar los actos que patrocina o promueve, sino desarrollando una forma singular de actuar que potencie la forma de actuar en las relaciones diarias de la empresa con todos sus públicos.

La identidad corporativa no sólo se consigue con el establecimiento de una marca, colores corporativos, uniformidad, etc., sino diseñando además el procedimiento que marque un estilo propio de actuar en la relación del  día a día, y una manera singular de organizar los actos que esté en consonancia con todas las demás actuaciones empresariales en el campo de la comunicación, el  Marketing, la publicidad  y las Relaciones Externas.

De nada sirven los esfuerzos gastados en publicidad e imagen corporativa si a la hora de organizar un acto público la puesta en escena no tiene ninguna relación con lo realizado anteriormente para mantener una identidad que distinga la compañía.

Las empresas se verán obligadas a incorporar normativas o disposiciones internas capaces de poner orden en las apariciones públicas de sus responsables, especialmente en empresas con delegaciones o representaciones territoriales distribuidas por todo el mundo.

La falta de una mínima política común haría que cada acto más fuera el reflejo de la condición personal del directivo impulsor, que la propia imagen global de la empresa. Los resultados serían muy dispares y en algunos casos muy negativos para el empresario y sus directivos.

Cualquier empresa que quiera estar situada y/o quiera mantener una posición de liderazgo en el sector en el que actúe, no debe ser ajena a esa necesaria protocalización desarrollada como  política de unificación de criterios en la organización de actos en cualquier sede del mundo, y en las conductas que han de seguir sus directivos, o la atención a los invitados, o el manejo de los símbolos de la empresa, o la entrega de regalos, por citar algunos ejemplos más habituales.
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