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Cinco pasos para que las reuniones de trabajo sean eficientes

28 de Marzo de 2018
Trabaja sin errores y con absoluta fiabilidad, y eso le hace suficientemente competente.

Hacer un repaso o chequeo previo antes de una reunión ayudará al equipo a eliminar las distracciones y recuperar el enfoque. 

Todos los equipos de trabajo tienen que lidiar alguna vez con reuniones que pueden ser menos eficientes de lo que pretendían. Por eso, esta guía busca aportar las cinco claves para que las reuniones de trabajo sean lo más eficientes posible.

Hacer un repaso o chequeo previo antes de una reunión ayudará al equipo a eliminar las distracciones y recuperar el enfoque. A largo plazo, el repaso previo al empezar las reuniones se convierte en una parte fundamental de las mismas. Así, estos son los cinco pasos para adoptar el repaso previo y que mejoraran la eficiencia de las reuniones de trabajo: 
 
1. Cuándo

Al comienzo de cada reunión, ya que está incluido en la agenda. Se recomienda comenzar por reuniones pequeñas, ya que es mejor ir más a fondo con grupos reducidos en lugar de tratar de cambiar a todos al mismo tiempo.
 
2. Duración

El repaso no debería llevar demasiado tiempo. Una regla puede ser la de cinco minutos como máximo, para una reunión de 8-10 participantes. Al principio, los participantes no compartirán mucho y luego será al revés (todos quieren hablar), por lo que es mejor encontrar el punto ideal entre las personas que permanecen en silencio o compartiendo de más.
 
3. Roles

Es recomendable designar un facilitador para que administre el repaso de una manera útil y oportuna. Este rol debería rotar entre los miembros del equipo ya que la preparación es esencial. Todos en la sala participan independientemente de los roles (facilitadores y jefes también).

Hay que tener en cuenta que algunas personas se sienten incómodas al compartir frente a su jefe. Es difícil, pero la rentabilidad, la confianza y la franqueza exponenciales lo vale.
 
4. El ritual

El moderador hace preguntas sobre la revisión y cada miembro toma un turno para responder. Podría ser en el sentido de las agujas del reloj o a medida de cuando vayan estando preparados.

El moderador dice ‘gracias’ o simplemente deja que la siguiente persona intervenga. No hay lugar para más preguntas o comentarios. La gente simplemente necesita escuchar y estar presente. 

El lenguaje corporal puede interponerse rápidamente, por lo que conviene evitar poner caras extrañas o mirar para otro lado cuando alguien está exponiendo; puede ser contraproducente. Hay que tener presente que los chequeos o repasos previos están destinados a proporcionar un espacio donde se escucha a las personas.
 
5. Preguntas

Hay tantas preguntas como equipos. Aquí hay algunas que se han demostrado muy efectivas para introducir el chequeo previo en las reuniones:

- ¿Qué te llamó la atención? Esta pregunta permite a las personas enfocarse en lo que piensan. ¿Te distrae un problema personal, otra reunión o estás pensando en el partido de fútbol que se está jugando en este momento? Esta pregunta le da a las personas espacio para decidir su grado de implicación.

- ¿Qué vas a traer a esta reunión? Esta otra pregunta invita a los participantes a reflexionar sobre cómo contribuye cada individuo al equipo. Las personas pueden construir sobre cualquiera de sus áreas específicas para responder la pregunta.

- ¿Qué tipo de día has tenido hasta ahora hoy? Esta pregunta es similar a la anterior, pero se centra en el “día” en lugar de en la persona. Es más seguro, pero también crea un desapego que puede limitar el calado de los asuntos.

Termina con el mismo espíritu que comenzó la sesión, ya que ayuda a entender dónde está el pensamiento de todos y a asegurarse de que todos salgan de la sala con claridad sobre los acuerdos y los próximos pasos.

Una de las razones por las cuales la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo es que las personas abandonan la sala sin claridad. La ronda de cierre debe abordar la idea u opinión de todos sobre cómo fue la reunión.
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