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Las claves para planificar un cambio de oficina

24 de Octubre de 2017
  • Inés Aparicio
Planificar el traslado de sede a un nuevo espacio es algo que debe realizarse con sumo cuidado, puesto que de ello dependerán cuestiones tan importantes para una empresa.

Planificar el traslado de sede a un nuevo espacio es algo que debe realizarse con cuidado, puesto que de ello dependerán cuestiones importantes para la empresa.

El anuncio de la Generalitat sobre sus intenciones de declarar la independencia de Cataluña de forma unilateral ha provocado un clima de tensión en la comunidad autónoma que ha precipitado la marcha de grandes empresas de Cataluña.

De hecho, ya son más de 1000 las que han cambiado su domicilio social, y aunque esto no implique cambiar de sede física, en algunos casos puede desembocar en ello.

Planificar el traslado de sede a un nuevo espacio es algo que debe realizarse con sumo cuidado, puesto que de ello dependerán cuestiones tan importantes para una empresa como el ahorro de costes, la productividad, el compromiso y la motivación de los empleados. Todas ellas impactan directamente en la cuenta de resultados de cualquier compañía, sin importar su tamaño.

 Steelcase, que se define como una compañía global que crea relaciones con diversos entornos, ha dado 10 claves a tener en cuenta a la hora de planificar un cambio de oficina.

1. Flexibilidad. La incertidumbre que implica no saber lo que deparará el futuro lleva a pensar en espacios con una absoluta capacidad de adaptación que puedan ser modificados en función de las necesidades cambiantes de las empresas.

2. Democratización del espacio. Dotar al trabajador de un amplio rango de espacios para elegir dónde y cómo quiere trabajar en función del tipo de actividad que esté realizando en cada momento, con independencia de su posición jerárquica, será la base de la organización moderna.

Desde reuniones entre grupos de trabajo, pasando por encuentros informales o momentos que exijan de privacidad, concentración o relajación, serán la clave para democratizar el espacio.

3. Vuelta a la naturaleza. En un mundo en el que abunda lo tecnológico y lo artificial, la vuelta a la naturaleza se impone como tendencia en las oficinas del futuro, es lo que se conoce como diseño biofílico.

Mobiliario con maderas naturales y materiales reciclados, iluminación natural, espacios al aire libre donde tomar un respiro, plantas naturales incorporadas en la oficina e, incluso, en el mobiliario, son algunas de las claves de este diseño.

4. Bienestar. Las organizaciones con más éxito están empezando a fijar su atención en el bienestar de sus empleados como manera de convertirlo en una ventaja emocional, financiera y competitiva, y en el futuro, todos los espacios de trabajo deberán pasar por esta premisa si quieren que sus empresas y empleados sean competitivos.

Desde hace años, el objetivo se ha centrado únicamente en el bienestar físico, cuidar la salud a través de la ergonomía, la iluminación, la acústica o la refrigeración. Pero el bienestar va más allá. Las empresas ya no sólo se preocupan por la salud de los trabajadores sino por asegurar el bienestar emocional y cognitivo de los mismos.

5. Colaboración. El trabajo individual prácticamente puede hacerse desde cualquier lugar, eso bien lo saben los trabajadores móviles. La oficina se convierte, por tanto, en un lugar de encuentro a donde se va a realizar un trabajo colaborativo que no puede llevarse a cabo en otro lugar.

Por eso, las oficinas deben contar cada vez más con salas de reuniones y con espacios que favorezcan reuniones informales entre dos o tres personas que bien pueden reunirse en salas habilitadas para ello o en zonas informales como un pasillo, una zona de paso o en la propia cafetería.

Lo importante es que las empresas provean a los empleados de todo lo necesario para que estos intercambios resulten lo más productivos posible.

6. Privacidad. Tan importante como propiciar la colaboración es preservar la concentración. De hecho, una de las principales quejas de los trabajadores derivadas de los espacios abiertos es la dificultad para concentrarse debido a los ruidos y conversaciones ajenas, así como la necesidad de encontrar privacidad para mantener conversaciones confidenciales o para realizar trabajos que requieran una gran concentración. Es por esto que las oficinas deben plantear espacios para trabajar solo, en colaboración, o en pareja.

7. Creatividad. La velocidad a la que se está produciendo la transformación digital nos lleva a pensar que en pocos años las consecuencias sobre la ordenación del mercado laboral serán enormes.

Se prevé que la inteligencia artificial sustituirá el 25% de los puestos del trabajo actuales y, además, en un futuro cercano, las empresas demandarán nuevos tipos de puestos de trabajo.

En este entorno, para tener éxito en el futuro del trabajo, los trabajadores necesitan generar nuevas ideas, resolver problemas difíciles y pensar fuera de la zona de confort.

Tienen que ser creativos para ser capaces de innovar. Un espacio de trabajo bien planteado y adecuadamente diseñado puede contribuir notablemente a desarrollar la creatividad en los trabajadores.

8. Espacios inspiradores. El trabajador pasa una gran parte de su tiempo en la oficina. Por eso, el espacio de trabajo debe satisfacer al empleado proporcionándole entornos en los que relajarse, relacionarse y aprender de sus compañeros o de otras fuentes.

Y esto no es únicamente propio de las nuevas generaciones, a todas las personas les gusta sentirse bien en el espacio de trabajo y un entorno que lo propicie ayudará a potenciar nuestro bienestar.

9. Se desdibujan las jerarquías. En los próximos años, los trabajadores tendrán igual o más peso que los directores, por eso, las fronteras entre los espacios para directivos comienzan a difuminarse entre el resto de los trabajadores y varias empresas están apostando ya por la eliminación de despachos unipersonales para los puestos directivos.

Tampoco los tienen los directivos de las startups, cuyo modelo de liderazgo se basa en la accesibilidad, la transparencia, la colaboración y la eliminación de jerarquías. De modo que su ejemplo sea inspirador para el resto de los trabajadores.

De esta forma, no sólo se consigue romper la barrera entre jefe-empleado para hacer que la relación sea más transparente y flexible, sino que se optimiza el espacio aprovechando los metros cuadrados que anteriormente podían quedar desaprovechados en un despacho, para otras actividades.

10.Tecnológica y digital. La tecnología ha supuesto una revolución para la oficina. Las personas están acostumbradas a tecnologías que les ayuden a conducir mejor, a gestionar de forma remota sus electrodomésticos, a caminar más, a sentarse más recto y a relacionarse más con amigos y familiares.

Después vienen a oficinas en las que las tecnologías se proporcionan principalmente en ordenadores de sobremesa o dispositivos móviles  y en las que a nadie se le ha ocurrido integrarlas en el entorno físico para mejorar la jornada laboral.

Sin embargo, cuando las tecnologías se integran de manera inteligente en las paredes, el suelo y el mobiliario, permiten cumplir con su promesa de centrar la experiencia laboral en las personas.
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